Как актуализировать реестр собственников МКД

Реестр собственников — это база данных со списком владельцев жилых и нежилых помещений в многоквартирном доме (МКД).

Управляющая компания постоянно использует данный инструмент:

• при подготовке общих собраний собственников (ОСС);

• при начислении коммунальных платежей и работе с задолженностью;

• при взаимодействии с собственниками.

Закон не обязывает собственников уведомлять управляющую компанию о сделках купли-продажи. Из-за этого сведения в реестре со временем теряют актуальность.

Например, при взыскании задолженности может выясниться, что ответчиком указан уже бывший собственник помещения.

Поэтому поддерживать реестр собственников в актуальном состоянии — непростая, но важная задача для управляющей компании.

В этом материале разберём, как поддерживать реестр собственников в актуальном состоянии вручную и как упростить эту работу с помощью сервиса «МОË СОБРАНИЕ».

Что должно быть в реестре собственников по закону

Жилищный кодекс устанавливает обязательный минимум сведений, которые должны содержаться в реестре собственников (ч. 3.1 ст. 45 ЖК РФ):

• ФИО собственника — для физических лиц;

• наименование и ОГРН — для юридических лиц;

• номер помещения;

• доля в праве общей собственности.

Обязанность вести такой реестр возложена на управляющую организацию, правление ТСЖ, ЖСК или иной специализированный потребительский кооператив.

На практике управляющие организации нередко ведут внутренний реестр с более широким набором сведений (например, площадью помещения, реквизитами записи о праве и другими служебными данными). Это облегчает работу с реестром и подготовку общих собраний собственников, однако такие сведения не входят в обязательный перечень, установленный частью 3.1 статьи 45 ЖК РФ. 

Почему одного ЕГРН недостаточно для актуализации реестра 

С 1 марта 2023 года, после изменений в 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (внесены законом № 266-ФЗ от 14.07.2022), данные ЕГРН не содержат ФИО собственника-физлица — в соответствующем поле стоит просто «физическое лицо» (ч. 7.1 ст. 62 218-ФЗ). Увидеть имя можно, только если сам собственник подал в Росреестр отдельное заявление об открытии своих персональных данных для третьих лиц.

При этом номер и дата государственной регистрации права остаются открытыми. Эти сведения не зависят от согласия собственника на раскрытие персональных данных и позволяют выявить смену собственника при сверке реестра. 

Алгоритм: как актуализировать реестр вручную

Шаг 1. Зафиксировать исходные данные

Отправная точка — реестр, который у вас уже есть. Обычно он появляется одним из способов:

• при смене УК — реестр обязана передать предыдущая управляющая организация вместе с остальной технической и правовой документацией по дому (ч. 10 ст. 162 ЖК РФ);

• в новостройке — на основе актов приёма-передачи помещений и договоров долевого участия, которые передаёт застройщик;

• если дом уже давно на обслуживании — собранный ранее вручную с помощью данных Росреестра и обхода собственников.

Какой бы ни был источник, задача этого шага одна: зафиксировать по каждому помещению ФИО или наименование собственника, долю и номер записи о праве — это и есть база для дальнейшей сверки.

Шаг 2. Регулярно сверяться с Росреестром

Дальше задача — с определённой периодичностью перепроверять, не изменился ли набор прав собственности по дому. Рекомендуем делать это раз в квартал, а также перед началом сезона общих собраний. 

При сверке необходимо сопоставить номер государственной регистрации права по каждому помещению. Если номер, указанный в вашем реестре по конкретной квартире, не совпадает с номером в выписке ЕГРН, это означает, что право изменилось и сведения по этому помещению необходимо проверить. 

Отдельно стоит учитывать права, зарегистрированные до 2015 года. Записи, внесённые до появления единого ЕГРН (когда действовали ЕГРП и ГКН), могут отличаться по структуре и составу сведений. Поэтому при сверке важно учитывать эти особенности, чтобы не принять различия в формате записи за смену собственника. 

Это самый трудоёмкий этап: необходимо последовательно сверить сведения по каждому помещению и выявить изменения записей о праве.  В «МОË СОБРАНИЕ» эта сверка идёт автоматически. Все вопросы можно задать менеджерам в Telegram https://t.me/moe_sobranie или написав нам на почту mail@moe-sobranie.ru.

Шаг 3. Вычислить, по каким помещениям номер записи о праве изменился

По итогам сверки у вас на руках список конкретных помещений, где номер записи о праве не совпал с тем, что было раньше. Это помещения, требующие внимания и последующей работы с их собственниками.

Шаг 4. Уточнить сведения по найденным расхождениям 

Дальше расхождение закрывается несколькими способами:

• Прямой контакт с собственником. По адресу, где зафиксировано расхождение, можно обратиться к жителю напрямую — например, в рамках планового обхода или переоформления лицевого счёта. Не пошёл на контакт — не страшно, переходите к следующему способу.

• ОСС или ЭОСС. Если по этому помещению собственник примет участие в собрании, он сам возможно, но это не точно, придёт с бюллетенем и укажет свои данные — расхождение закроется само по себе.

• При взыскании задолженности. В ходе судебного разбирательства обычно уточняются сведения об актуальном собственнике помещения, что также позволяет обновить данные реестра. 

Как это происходит в «МОË СОБРАНИЕ»

Ручная сверка информации по каждому помещению — один из самых трудоёмких этапов актуализации реестра. Для дома на несколько сотен квартир она занимает часы, а иногда и дни. Если же управляющая компания обслуживает десятки или сотни домов, процесс приходится повторять снова и снова: пока проверены последние дома, в первых уже могли произойти новые изменения.

В «МОË СОБРАНИЕ» этот процесс автоматизирован. Сервис автоматически отслеживает изменения записей о праве и показывает помещения, по которым сведения требуют проверки или обновления. Это избавляет сотрудников от необходимости вручную проверять актуальность информации по каждому помещению в Росреестре.

При этом реестр становится единой базой данных для разных подразделений управляющей компании: отдела по работе с населением, юридического отдела, бухгалтерии, диспетчерской службы, технических специалистов и финансового отдела.

✅ Если интересно посмотреть, как работает актуализация реестра собственников в «МОË СОБРАНИЕ» и какие ещё процессы можно автоматизировать — напишите нам на почту mail@moe-sobranie.ru. Проведём бесплатную демонстрацию сервиса за 15 минут и ответим на все вопросы.